In-Office/Bilingual Administrative Assistant - Full-time / …, Dieppe

Company: Claims Pro LPIn-Office/Bilingual Administrative Assistant - Full-time / (En interne) Assistant administratif bilingue - Temps plein (Dieppe, NB Canada) Loss Adjusting is a fast-paced, complex field of insurance with no 2 files quite the same. Whether it be a home fire, a fender-bender, or an injury caused by a major accident, the Claims Pro team determines coverage, legal liability, and settles claims with excellent customer service. Claims Pro relies on their Administrative Assistants to support the branch staff and producers in the delivery of quality service to our clients. The key focus of the position is to provide effective and efficient administrative support within a fast-paced environment. The position duties include typing, computer work on our internal software program and MS Office, file coordination and filing, reception duties and may also provide other administrative and clerical support to various branch staff. Other duties as may be required. We have an existing opportunity to add a Full-time Bilingual Administrative Assistant to our team! This is an in-office position, and you must be bilingual in English and French to qualify for this role. Responsibilities: Set up and preparation of new claims assignments to internal adjusters in accordance with predetermined KPIs and client guidelines A positive, can do attitude and customer service approach ensuring all inquiries are effectively dealt with in a timely manner Transcribing data from source documents following generally standardized procedures using coding skills and some judgement for review by the adjuster Transcribing reports and statements when required Professional telephone manner and excellent communication skills both written and verbal Ability to problem solve and work well independently and in a team environment Strong organizational skills with an ability to re-prioritize tasks and manage time effectively Team player and excellent interpersonal skills with ability to interact with all individuals in all levels within the organization Ability to work well under pressure and maintain composure in a fast paced and changing environment Maintaining applicable information and data entry within internal claims management software. Sending appropriate client acknowledgements, confirmations and correspondences to clients, claimants, legal representatives and parties involved on various claim files Processing client invoicing for claims and prepare files for closure Administrative support to the district/branch manager, assistant branch managerand property supervisor as needed Coordinating and arranging various appointments for adjusters in addition to handing both incoming/outgoing phone inquiries Reception relief answer phones and forward calls in a timely, professional and efficient manner Other duties as assigned Qualifications and Experience: A post-secondary diploma preferably in Office Administration Experience in an administrative support environment would be an advantage Previous experience within a dynamic team will be given preference. You must be Bilingual in English and French . Previously demonstrated ability to execute high attention to detail Demonstrated ability to manage changing priorities and proven organizational skills Demonstrated behaviors showing initiative behaviors and follow-up skills Demonstrated ability to maintain a high level of confidentiality Demonstrated professionalism and work ethic Proven ability to contribute to and work well within a team environment Intermediate experience with Word, and solid Excel skills are required All other computer applications must have the aptitude and ability to learn as required All prospective employees must pass a background check Environment/Work Conditions We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates throughout the recruitment and assessment process. Unsolicited Outreach Statement Recruitment Agencies We will not accept unsolicited resume submittals from third- party recruiters and hereby request agencies to not contact our employees or managers directly to present candidates. Be advised we will NOT pay a fee for any placement resulting from the receipt of an unsolicited resume and will consider any unsolicited resumes forwarded public information. We welcome resumes submitted directly from candidates. ____________________________________________________________________________ L''expertise en rglement de sinistres est un domaine complexe et dynamique de l''assurance, o chaque dossier est unique. Qu''il s''agisse d''un incendie rsidentiel, d''un accrochage ou d''une blessure cause par un accident grave, l''quipe de Claims Pro/Indemni Pro dtermine la couverture, la responsabilit juridique et rgle les sinistres avec un excellent service la clientle. Claims Pro/Indemni Pro compte sur ses adjoints ou adjointes administratifs(-ives) pour soutenir le personnel des succursales et les experts en sinistres offrir un service de qualit nos clients. L''objectif principal du poste est d''apporter un soutien administratif efficace et performant dans un environnement dynamique. Les tches du poste comprennent la dactylographie, le travail sur ordinateur avec notre logiciel interne et MS Office, la coordination et le classement des dossiers, des tches de rception, ainsi que d''autres tches administratives et de bureau pour divers membres du personnel des succursales. D''autres tches peuvent tre requises. Nous avons actuellement une opportunit d''ajouter un(e) Adjoint(e) administratif(ve) bilingue notre quipe! Il s''agit d''un poste en prsentiel dans nos bureaux de Dieppe, Nouveau-Brunswick. Responsabilits: Ouverture et assignation des nouveaux dossiers de rclamation aux experts en sinistres internes, conformment aux indicateurs de rendement cls (IRC) prdfinis et aux directives du client. Attitude positive et proactive, et sens du service la clientle, garantissant un traitement efficace et rapide de toutes les demandes de renseignements. Excellentes comptences en communication, tant l''oral qu'' l''crit, et au tlphone. Capacit rsoudre les problmes et travailler efficacement de faon autonome et en quipe. Solides comptences organisationnelles, avec une capacit prioriser les tches et grer son temps efficacement. Esprit d''quipe et excellentes aptitudes relationnelles, permettant d''interagir avec tous les niveaux hirarchiques de l''organisation. Capacit travailler sous pression et garder son sang-froid dans un environnement dynamique et en constante volution. Mise jour et saisie des donnes dans le logiciel interne de gestion des rclamations. Envoi des accuss de rception, confirmations et correspondances aux clients, rclamants, reprsentants juridiques et autres parties concernes par les diffrents dossiers de rclamation. Transcription des donnes partir des documents sources selon les procdures normalises, en utilisant des comptences en codage et un certain jugement, pour examen par l''expert en sinistres. Transcription des rapports et dclarations, au besoin. Traitement des factures aux clients pour les rclamations et prparation des dossiers en vue de leur fermeture. Soutien administratif au Directeur rgional/de succursale, au Directeur adjoint de succursale et au Superviseur, Biens, au besoin. Coordination et planification des rendez-vous des experts en sinistres, ainsi que gestion des appels entrants et sortants. Remplacement la rception : rpondre au tlphone et transfrer les appels de faon rapide, professionnelle et efficace. Autres tches assignes. Qualifications et exprience: Diplme d''tudes postsecondaires, de prfrence en administration de bureau. Bilinguisme (anglais et franais). Exprience en soutien administratif (un atout). Exprience au sein d''une quipe dynamique (un atout). Capacit avre faire preuve d''une grande attention aux dtails Capacit avre grer les priorits changeantes et excellentes comptences organisationnelles Esprit d''initiative et rigueur dans le suivi des dossiers Capacit avre maintenir une stricte confidentialit Professionnalisme et thique de travail exemplaires Capacit avre contribuer et travailler efficacement en quipe Matrise intermdiaire de Word et excellente matrise d''Excel requises Toutes les autres applications informatiques aptitude et capacit d''apprentissage requise Tous les candidats doivent se soumettre une vrification des antcdents Environnement et conditions de travail Nous encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des amnagements sont possibles sur demande tout au long du processus de recrutement et d''valuation. Candidatures spontanes Agences de recrutement Nous n''acceptons pas les candidatures spontanes dagences de recrutement et demandons ces dernires de ne pas contacter directement nos employs ou nos gestionnaires pour nous prsenter des candidats. Veuillez noter que nous NE verserons AUCUNE commission pour un placement rsultant de la rception d''une candidature spontane et que toute candidature spontane sera considre comme une information publique. Nous accueillons favorablement les candidatures envoyes directement par les candidats. Apply on Kit Job: kitjob.ca/job/2om5pd