Assistant de la Direction des Bâtiments, Canaux et …, Ottawa

Information générale et descriptif poste Intitulé du métier Administratif - Assistant de direction Intitulé du poste Assistant de la Direction des Bâtiments, Canaux et Environnement - ORLEANS (6552) H/F Rémunération A partir de 2 113€ brut mensuel Contrat Titulaire - Contractuel Catégorie du poste B Cadre d'emploi du poste B/Rédacteurs Avantages Collectifs Au Travail Le télétravail : forfait annuel de 40 jours et/ou 1 à 3 jours fixes selon le poste Un compte-épargne temps pour épargner des jours de congés/ARTT et les utiliser dès que besoin Des autorisations spéciales d'absence pour les événements familiaux ou personnels. Une prime annuelle pour valoriser votre engagement et votre performance. Des tickets-restaurants : 60% pris en charge par le département, sous conditions. Des offres du CNAS (Comité National d'Action Sociale) pour vous aider à financer vos loisirs, voyages, quotidien (chèques vacances, crédits…). Une prise en charge à 75% des frais de transport en commun / un forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an), sous conditions / une plateforme de covoiturage mise à disposition par la collectivité. Une participation employeur de 15 € par mois (dans la limite de la cotisation payée) si vous bénéficiez d'un contrat de mutuelle labellisé. Un contrat de prévoyance avec une participation employeur de 17,65 € par mois (forfait de base avec ou sans options). Des formations dispensées par le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale. Un bilan de parcours professionnel et de carrière pour vous accompagner dans vos perspectives d'évolution. Des possibilités d'avancement de carrière et de promotion pour les agents titulaires, et une étude possible de réévaluation salariale pour les contractuels à partir de 3 ans. Finalité du poste Le Pôle Aménagement Durable a pour mission de proposer et de mettre en œuvre l’ensemble des stratégies liées aux bâtiments, à l’aménagement et aux infrastructures afin de répondre aux projets de mandat ainsi qu’à la maintenance du patrimoine départemental. La direction des Bâtiments, Canaux et Environnement a en charge la construction des bâtiments départementaux, leur entretien, ainsi que le service canaux et environnement. Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction et de la collectivité. Vous suivez et gérez les dossiers confiés à la direction et assistez le directeur dans l’organisation du travail de la direction des Bâtiments, Canaux et Environnement. Missions Vous Assistez Le Directeur Gérer l’agenda et la messagerie du Directeur, Organiser les réunions (calage date, convocation, réservation de salle, préparation des documents à la demande, rédaction et diffusion des compte-rendu), Organiser les déplacements, Préparer les dossiers pour la réunion de direction, Participer aux réunions de direction et rédiger un compte-rendu. Vous Assurez Le Secrétariat Pour La Direction, Le Service Canaux Et Environnement / Suppléance Du Secrétariat Du Service Vie Des Bâtiments Et Service Constructions Publiques Gérer les courriers courants et des courriers réservés (tri et transmission du courrier arrivé et départ, (reprographie de ces courriers, frappe des courriers : note, lettre, bordereau de transmission, fax), y compris dans MAARCH et leur suivi, Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés) Assurer le suivi et le secrétariat de la mission transition énergétique, Assurer le suivi des contacts usagers, Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions, Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les élus, Classer des documents en respectant l’organisation mise en place, Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DBCE, Réaliser un accueil physique et téléphonique, Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes). Vous Gérez Les Réservations Gestion des astreintes bâtimentaires (planning, véhicule d’astreinte, tableau des indemnités à transmettre à la DRH pour paiement), Gestion des cartes TAO pour les services du PAD présents à l’Immeuble le Loiret. Vous Suivez Les Commandes Et Budgets Associés Assurer le suivi des fournitures de bureau et du papier, puis des consommables informatiques (commandes et suivi du budget) pour la DBCE, Suivi des commandes sur le logiciel KIMOCE (gestion des demandes bâtimentaires), Validation des factures sur le logiciel SEDIT. Validation des commandes de produits d’entretien et d’hygiène. Localisation du poste Lieu ORLEANS- Pavillon Aménagement Profil candidat Niveau d'études min. requis BAC+2 Niveau d'expérience min. requis Inférieur à 2 ans Profil / Expérience requise Vous êtes dynamique et motivé(e), avec un diplôme d'assistant de direction (bac+2 équivalent) ou avez une expérience significative sur ces fonctions. Vous faites preuve d'organisation et de réactivité, et êtes dynamique et motivé(e). L’emploi correspond au cadre d’emplois des Rédacteurs et des Adjoints administratifs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de 1 an renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée). Processus de recrutement Processus de recrutement En postulant sur nos offres, la procédure de recrutement sera la suivante : Délai de réponse sous 15 jours après la clôture de l'offre. Entretien avec le responsable du service et/ou directeur et en présence d'une chargée de recrutement RH en fonction des postes. Cas pratique possible. Second entretien envisageable avec le directeur si besoin. Transmission des entretiens professionnels pour les titulaires et prise de référence possible pour les contractuels. Selon le poste et l'entretien, possibilité de passation de tests de personnalité professionnelle. Réponse sous 10 jours après entretien et/ou prise de contact avec la chargée de recrutement. Arbitrage de recrutement soumis aux DGA et/ou DGS des pôles concernés. Officialisation écrite et procédure administrative (pièces, contrat…). Selon le poste à pourvoir, le process de recrutement peut être adapté. Environnement et condition de travail Horaires et congés La base horaire hebdomadaire est de 39h52 ouvrant droit à 25 jours de congés par année civile, 26 jours de RTT, et 2 jours de fractionnement, soit 53 jours annuels pour concilier vie professionnelle et vie personnelle. Le cycle horaire est modulable sous conditions. Il est possible d'exercer à temps partiel (de droit ou sur autorisation soumis à l'avis du hiérarchique et en fonction des nécessités de service), sous conditions. Travail en open space Oui Travail informatique Oui Contact avec usagers physique et /ou téléphonique Oui Travail en extérieur (indiquez oui / non) Non Travail isolé (indiquez oui / non) Non Astreintes, horaires de nuit, week-end Non Nuisance sonore (indiquez oui / non) Non Déplacements professionnels (périmètre, fréquence, voiture de service) Non Poste ouvert à télétravail Oui Manutention manuelle de charge Non Marche fréquente dans le travail Non Position assise prolongée Oui Position debout prolongée ou piétinement (Oui / Non) Non Gestes répétitifs à cadence élevée (Oui / Non) Non Travail des bras en élévation (Oui / Non) Non Apply on Kit Job: kitjob.ca/job/2psk18