Réceptioniste | Receptionist, Saguenay

Recevoir les familles clientes et les visiteursà la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales. Receives client families and visitors at the front desk by greeting, welcoming, directing and announcing them courteously and appropriately. Answers, screens, and routes incoming phone calls plus other general office support duties.RESPONSABILITÉS DU POSTE

Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée. Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée. Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécurité Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié. Offrir un environnementconfortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général. Recevoir le courrier et les colis. Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions. Job Responsibilities

Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc. Immediately notifies and involves management with customer service and security issuesReceives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee. Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furnitureReceives incoming mail and packages Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files May perform light typing, proofreading, data entry or printing Exigences MINIMALES

Education

Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent Experience

6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence. Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur. Connaissances, compétences et aptitudes

Connaissance de l’informatique et logiciels tels que la suite MSOffice Ton de voix clair et professionnel. Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles. Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps. Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.Minimum Requirements

Education

High School Diploma or equivalent Experience

Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred Proficient at operating telephones, fax, copier Knowledge, Skills And Abilities

Working knowledge of MS Office Suite Clear and professional speaking voice and tone Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hoursConditions de travail

Le travail se fait principalementà l'intérieur Tenue de travail standard exigée Postures de travail

Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments Exigences physiques

Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone Heures de travail

Travailler au-delà des heures «normales» selon les besoins Un minimum de voyage requis

#J-18808-Ljbffr