GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE DE CONTRATS - ESTIMATION …, Salaberry-de-Valleyfield

SOMMAIRE DU POSTE Sous l’autorité de la Directrice Conformité, la personne occupant le poste de Gestionnaire de contrats – Estimation est responsable d’appuyer l’équipe d’estimation dans la gestion/administration des exigences des appels d’offres, afin de respecter entièrement les prérequis administratifs et légaux, ainsi que les dates d’échéances critiques. Elle travaille également en collaboration avec d’autres gestionnaires administratives. Responsabilités techniques - Soutenir les demandes particulières ou générales du directeur Estimation et de la Directrice Conformité - Effectuer la compilation des données relatives aux appels d’offres déposées ou non et interpréter les résultats de cette compilation (statistiques de soumission) - Interpréter les clauses contractuelles et prendre les dispositions nécessaires pour qu’elles soient respectées - Assurer que tous les documents exigés soient complétés et fournis dans les délais requis - Interprétation des addendas et assurer un suivi avec l’équipe d’estimation pour s’assurer que les demandes administratives et/ou techniques ont été répondues ou que les documents seront inclus lors du dépôt - Lors de demandes de qualifications, interpréter et lister les demandes à inclure au dépôt, se référer à des documents similaires pour préparer en grande partie la documentation à soumettre - S’assurer que les procédures de notifications, gestion du calendrier, le suivi de la correspondance et des réponses soient faits dans les délais requis - Gérer les étapes appropriées concernant les questions de cautionnement et les exigences en matière d’assurances - Identifier les requis aux niveaux des formations et accréditations des équipes d’opérations - Cibler les changements aux plans et devis entre les différentes versions émises au cours de la période d’appel d’offres - S’assurer que tous les documents requis soient joints à l’enveloppe de dépôt de soumission - Compléter et/ou réviser le bordereau de soumission lorsque prêt à déposer - Assurer un suivi de la mise à jour de curriculum vitae d’entreprise pour le personnel clé - Travailler en collaboration sur toutes autres tâches connexes Responsabilités administratives / cléricales - Commander, télécharger les plans et devis de diverses plateformes - Procéder à l’ouverture des soumissions dans les divers logiciels et donner les accès aux personnes requises ainsi que procéder à la préparation du site Sharepoint - Rédiger les bordereaux de soumission - Télécharger les enveloppes au BSDQ (Bureau des soumissions déposées du Québec) afin d’obtenir les montants des sous-traitants qui ont fourni un prix dans une spécialité et saisir l’information dans le logiciel de soumissions - Compléter le bordereau de soumission lorsqu’il est prêt à déposer - Effectuer le suivi de l’archivage des dossiers - Effectuer toutes tâches connexes aux responsabilités techniques énumérées précédemment Gestion de la clientèle / fournisseurs - Assurer des suivis rigoureux avec le client et/ou le représentant du client pour le suivi des questions et réponses en période d’appel d’offres - Assurer des suivis rigoureux avec les différents fournisseurs/sous-traitants pour lesquels nous devons obtenir de la documentation administrative pour les dépôts d’appel d’offres Exigences - Minimum 5 ans d'expérience dans les activités commerciales - Solide compréhension des clauses et conditions contractuelles - Expérience en gestion contractuelle (domaine du génie civil un atout) - Avoir l'aptitude à travailler en équipe et sous pression (rapidité d’exécution) - Bonne gestion des priorités - Rigueur, souci du détail - Autonomie - Excellentes aptitudes en communication orale et écrite - Connaissances des termes, conditions et lois pertinentes en lien avec le milieu de la construction - Habileté à œuvrer dans un environnement matriciel - Bilinguisme - Niveau avancé des outils MS Office et connaissance Sharepoint Apply on Kit Job: kitjob.ca/job/2pisp1